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Esportazione dati

Tramite questo strumento è possibile creare un pacchetto dati a scopo di:

SINCRONIA: Da usare per scambiarsi dati da un'agenzia all'altra, non sostituendo i dati esistenti, bensì integrandoli a vicenda.
BACKUP: Utile per fare copie di sicurezza o per trasferire dati da un computer all'altro, sia in caso di sostituzioni sia per lavorare casa/ufficio.
AVVIO SUCCURSALE: Da usare solo per avviare un nuovo ufficio usando i dati già esistenti nell'agenzia corrente.

Sebbene sia semplice utilizzare questo strumento, è indispensabile conoscere alla perfezione il concetto di funzionamento dei 3 metodi, onde evitare operazioni il cui risultato potrebbe essere diverso da quanto immaginato, inclusa la perdita di dati sulle destinazioni.

E` quindi fontamentale la lettura della sezione
Informazioni generali sulla sincronia dati
prima di utilizzare questa funzione.
Specialmente se si intende usare la sincronia invece che il backup.

Quando utilizzare la funzione di sincronia

Lo scopo primario è quello di scambiarsi dati tra sedi remote. Ovviamente un sistema più comodo ed efficiente sarebbe la nostra soluzione di terminal server centralizzato in ufficio, in modo che ogni agente possa vedere ogni modifica in tempo reale. Tuttavia se questo non è possibile, i pacchetti di sincronia sono un'alternativa meno comoda, ma pur sempre utile a raggiungere lo scopo.
La sede remota può essere una succursale (ufficio fisico), ma può anche essere un notebook che lavora isolato dalla rete di qualunque ufficio ed ogni tanto carica/scarica dati sincronizzandosi col server primario.

Non usare la funzione di sincronia per...

... fare backup a scopo di sicurezza dati. Usare l'opzione backup.
... trasportare dati tra 2 computers su cui si lavora alternativamente. Non è vietato, ma se la quantità dati da trasportare non è un ostacolo, la funzione di backup è molto più semplice da usare.

Quando utilizzare la funzione di backup

La funzione di backup è utile per...

... creare manualmente una copia di sicurezza su una pen drive, un disco esterno, un altro PC in rete, un NAS, ecc.
... trasportare tutti i dati da un PC all'altro, esempio casa/ufficio, tenendo presente che l'import crea una clonazione esatta dei dati di DataDomus, per cui i dati di DataDomus esistenti nella destinazione vengono sovrascritti. Va quindi usato solo se si è certi che mentre si lavora su un PC nessuno modifica/aggiunge dati su DataDomus nell'altro PC.

Quando si usa frequentemente questa funzione può tornare comodo cambiare il percorso dove viene generato il pacchetto. Di base viene creato sul desktop, ma tale valore predefinito può essere cambiato da Strumenti-Opzioni-Opzioni generali-Backup settando una cartella diversa nel campo Cartella per backup manuale.

Non usare la funzione di backup per...

... trasportare dati di DataDomus tra computers su cui si lavora contemporaneamente a modifiche/aggiunte dei dati immobiliari. La funzione di backup clona i dati per cui le modifiche fatte su un PC verrebbero perse importando i dati di un altro PC.
... trasportare dati DataDomus tra sedi diverse che hanno una loro base dati diversa. Il motivo e quello già citato al punto precedente.

Ricordiamo in ogni caso che DataDomus è fornito di un sistema automatico di backup speciale per lo scopo, in grado di copiare senza intervento umano tutte le agenzie esistenti ad intervalli impostabili a piacere.

Quando utilizzare la funzione di avvio succursale

Questa funzione è identica alla funzione di backup, ma il database esportato viene impostato con un codice identificatore (targa) diverso rispetto all'originale. Questa operazione è essenziale per non avere problemi con le successive sincronie.
E` da usarsi solo per il primo avvio della macchina destinataria e solo se si intende avere PC che contengono dati diversi, come nel caso di sedi distaccate che gestiscono zone diverse, ma vogliono integrare anche quelli delle altre sedi.
Se questa funzione viene usata più volte per gli stessi computers destinatari, genera agenzie fantasma, ed i dati in sincronia generati da tali agenzie restano senza proprietario.
Non deve essere usato lo stesso pacchetto per più computers. Se si ignora questo avvertimento, più computers avranno la stessa targa di database con la conseguenza di cancellarsi dati a vicenda come fossero i propri. Succederebbe che se il computer A esporta verso il computer B con stessa targa DB, tutti gli annunci digitati direttamente dal computer B ed inesistenti in A sarebbero eliminati.

Vedere Informazioni generali sulla sincronia dati per dettagli operativi.

Interfaccia utente

Descrizione dei vari campi

Sincronia, backup, avvio succursale

La scelta dipende dalle considerazioni già fatte sopra ed approfondite nella sezione Informazioni generali sulla sincronia dati.

Selezione periodo di aggiornamento
Attivo solo nel caso si scelga la funzione di Sincronia. Permette di specificare il periodo da esportare. E` consigliato indicare nel campo Da la data che è stata indicata nel campo Al nella precedente esportazione verso una specifica destinazione. Questo permette di evitare l'invio di dati inutili in quanto già inviati precedentemente, limitando così le dimensioni del pacchetto.

Notare che la data non influisce sulle cancellazioni. Ad esempio se si esporta solo il giorno attuale, ma nel proprio DB sono stati cancellati 10 immobili di 1 mese fa, tali cancellazioni vengono comunque riportate tutte anche sulla destinazione. Ecco perché consigliamo di mettere come data "Dal" quella che si ricorda essere data/ora dell'esportazione precedente (o nel dubbio 1 giorno più indietro).

Stressiamo l'argomento con un esempio:
L'ultima esportazione per sincronia è stata fatta 1 settimana fa. Nel frattempo ho cancellato 10 immobili, aggiunto 1 immobile 2 giorni fa ed aggiunti 2 immobili oggi.

Se esporto mettendo nel campo Dal 2 settimane indietro: la destinazione sarà completamente aggiornata, ma 1 settimana di dati sarà zavorra trasportata inutilmente.
Se esporto mettendo nel campo Dal 1 settimana indietro: la destinazione sarà completamente aggiornata inviando zero dati inutili.
Se esporto mettendo nel campo Dal 3 giorni indietro: si ottiene lo stesso risultato del punto precedente perche' le cancellazioni sono sempre tutte comprese indipendentemente dalla data, ed in questo esempio si è detto che la modifica più vecchia è di 3 giorni fa
Se esporto mettendo nel campo Dal 1 giorno indietro: sulla destinazione mancherà solo l'immobile inserito 3 giorni fa, ma tutto il resto sarà 100% collimante tra sorgente e destinazione. Per rimediare a questo errore basta rinviare un pacchetto di sincronia mettendo nel campo Dal una data sufficientemente indietro da comprendere l'immobile saltato.

Per riassumere: nel campo Dal non è un problema mettere date eccessivamente remote se non per il fatto che crea un pacchetto inutilmente più grande. La dimensione minima si ottiene inserendo in Dal la data dell'esportazione precedente.

Generazione di output
Permette di stabilire se creare il pacchetto come file o come un'email con allegato il file. Nel caso si scelga la creazione di file, sarà poi possibile trascinarlo su unità removibili come CD, Pen Drive, ecc. o allegarlo ad un'email. Scegliendo Email, il programma chiederà l'indirizzo ed il pacchetto dati sarà allegato come file.

Dati in esportazione
Selezionare uno o entrambi i valori.

Dimensione pacchetto di sincronia
L'opzione Un solo file/email indica al programma di creare un solo file o una sola email, indipendentemente dalla dimensione che questi potrebbero raggiungere.
Indicando invece Suddividi file/email in parti non superiori a KB è possibile indicare una dimensione massima, superata la quale saranno creati altri pacchetti. In questo caso, se per esempio con la prima opzione viene creato un file di 10 MB, scegliendo questa seconda opzione ed impostando 1024 (in informatica 1024KB=1MB), saranno creati esattamente 10 pacchetti. I pacchetti successivi al primo non avranno l'icona specifica, bensì quella predefinita di Windows per i files di tipo ignoto. Il file che fa da riferimento per l'importazione è solo il primo, l'unico con l'icona raffigurante il pacchetto dati, come in figura.

La funzione di importazione si incaricherà di ricongiungere tutti i files che formano il pacchetto esportato.

NOTE PER MULTI SUPPORTO
Questa funzione non gestisce il cambio di volume, pertanto per utilizzarla su più volumi (esempio 3 pen drive di piccolo taglio), devono prima essere creati pacchetti di dimensione appropriata in una cartella d'appoggio, quindi essere spostati sui volumi. Operazione inversa in fase di importazione.

NOTE PER EMAIL
Nel caso venga spedita una sola email contenente il pacchetto intero, è possibile importare dati nelle destinazione chiudendo DataDomus e facendo doppio click direttamente sull'email. Nel caso invece il pacchetto sia suddiviso in più email, è necessario salvare gli allegati in una cartella, quindi cliccare sull'unico allegato con l'icona definita per il pacchetto dati (vedi sopra) e tutte gli altri pezzi saranno automaticamente importati.

Percorso di esportazione
Permette di indicare dove deve essere creato il pacchetto dati. E` valido solo se non viene selezionata l'opzione di spedizione via email.

Protezione pacchetto
In questo campo dovrà sempre essere indicata una password sebbene sia possibile farne a meno. Il motivo per cui è bene indicare una password risiede nel fatto che il pacchetto dati, specie trasmesso via email, potrebbe essere intercettato da un malintenzionato, oppure essere diffuso da un virus. Potrebbe anche essere spedito o trasportato fisicamente su un supporto che potrebbe andare perso. Qualunque sia il caso, chi riceve tale pacchetto, potrebbe usarlo per carpire informazioni. E` importante notare che in tali casi, oltre al danno per diffusione di segreti aziendali, si può incorrere in onerose sanzioni di legge per mancata applicazione delle leggi sulla sicurezza dei dati sensibili, dati che non di rado popolano l'anagrafica clienti!

Progresso operazione
Durante la fase di creazione del pacchetto di esportazione, viene mostrato lo stato di progresso dell'operazione. Barra più a destra indica le fasi eseguite, mentre la barra a sinistra indica la percentuale eseguita di ogni singola fase.

Funzioni accessorie per assistenza.
Permette di creare un pacchetto con tutti i dati escludento immagini e/o allegati. Questa funzione è utile solo in caso di assistenza per poter spedire il database in riparazione senza files extra inutili allo scopo, riducendo di molto la dimensione del pacchetto.