Software immobiliare gestionale DataDomus - Guida online
Informazioni generali sulla sincronia dati
- Ora dei computers
Controllare periodicamente la sincronizzazione dell’ora. In caso di
data/ora errata o molto diversa, si rischia di saltare aggiunte di records o
peggio modificare versioni più nuove di un dato con versioni meno recenti.
Nella sincronia l’ora è tutto, e quanto più avviene con frequenza, tanto
più è importante. Se per assurdo la sincronia avviene ogni 5 minuti, una
differenza di precisione di 6 minuti tra computers, causa problemi. Mettiamo
che il computer A abbia l’ora avanti di 6 minuti rispetto a B, ed importa
o modifica manualmente alle ore 15:00 il dato x. Nel frattempo B alle 15:05
modifica tale dato con informazioni più recenti di A. Se ora B importa, il
dato x presente in A, sovrascriverà quello locale in quanto risulta delle
15:06, quindi più recente anche se in realtà non è così.
- Numeri di riferimento su base comunale
E` importante che ogni agenzia all’interno di un
gruppo che opera sugli stessi Comuni, inserisca sigle di riferimento
diverse. La ragione del suggerimento deriva dall’evitare che due immobili
abbiano stesso codice. Se ad esempio l’agenzia A e l’agenzia B lavorano
su Firenze ed a tale Comune è stata assegnata la sigla Fir, al primo
inserimento si avrà in entrambe le agenzie il codice di riferimento
“Fir1”. Il problema non è tecnico e non crea alcun problema alla
sincronia. E` invece un problema logico che succederebbe anche gestendo
immobili con carta e penna. Ciò può causare disagi nei contatti con il
pubblico: dopo una sincronia, la ricerca di Fir1 riporterà 2 immobili (o
piu` in dipendenza da quante agenzie in collaborazione usano la stessa
sigla).
Soluzione:
- Per collaborazioni estese si consiglia l’uso del Gid, assolutamente
univoco (richiedere il numero agenzia a Riksoft).
- Oppure se si preferisce comunque una sigla corta, si può continuare ad
usare il riferimento interno su base Comunale, ma avendo cura dall’inizio
di inserire sigle Comunali precedute da un numero o una lettera univoca che
identifichi l'agenzia. Nel caso precedente, Fir potrebbe essere modificato
in 1Fir per la prima agenzia del gruppo, 2Fir per la seconda e così via. La
stessa agenzia che opera come stazione di fusione, potrebbe incaricarsi di
assegnare tali numeri.
Ovviamente se ogni agenzia ha Comuni separati, il problema può verificarsi
solo se la sigla usata per un dato Comune è uguale a quella di un altro. Ad
esempio se l'agenzia A sigla Firenze con "F" ed un'altra agenzia
che opera su Ferrara usa la stessa sigla, ecco che entrando in sincronia,
sicuramente si incontreranno immobili con stessa sigla di riferimento
benché diversi ed in diversi Comuni. Meglio quindi seguire in ogni caso il
consiglio precedente: utilizzando il riferimento comunale, assegnare ad ogni
sigla un prefisso che identifichi la propria agenzia.
- Uso della password per il pacchetto dati
La password per il pacchetto è da usarsi SEMPRE!
Esistono 2 motivi non sono banali per obbligarsi a farlo.
Se un virus preleva l’email di un’esportazione e la rigira ad altri,
dati importantissimi possono essere rivelati, perdendo non solo lavoro, ma
violando la privacy dei clienti. Preferenze, usi e costumi, sono dati sensibili spesso
presenti nelle note delle anagrafiche e diffondendoli si rischiano sanzioni.
L'uso
di una password convenzionata tra le parti, assicura che il pacchetto provenga
da fonte nota. Viceversa, se un hacker intercetta un precedente pacchetto,
potrebbe aprirlo, modificarlo e rispedirlo col fine di danneggiare/cancellare
dati esistenti. Ciò non succede se si esporta o ci si aspettano solo
pacchetti apribili con una ben precisa password, evitando di importare quelli
che non ne hanno una.
-
Tabella Staff (ovvero utenti DataDomus)
Accodando un nuovo utente, qualora il nome esista già, viene modificato con in
coda “-<n>” dove n è il primo numero trovato libero. Ad esempio
importando l’utente Andrea, se già presente in locale, quello importato
diverrà Andrea-1. E` importante notare che vengono conservate le password
originali per ragioni di privacy.
Per questa tabella è generalmente consigliabile Associare ad operatore
esistente invece di Aggiungere
come nuovo. Il sistema automatico di conversione, dopo il primo import-export
sarà in grado di capire a quale operatore nell'agenzia X corrisponde
nell'agenzia Y e viceversa.
- Performance
Eseguire le esportazioni/importazioni dal computer che funge da server,
incrementa notevolmente la velocità, specie su reti poco veloci come quelle
realizzate con schede da 10mbps o peggio se in VPN tramite rete
telefonica.
- Non interrompere la funzione di importazione interrompendo il processo
dal Task manager di Windows: quasi sicuramente l'operazione termina con un
archivio la cui integrità risulta compromessa.
- Non operare sincronie se l'ora di sistema dei computers coinvolti
differisce notevolmente: in tal caso potrebbe succedere che dati meno
recenti sovrascrivano dati più recenti.
- Non utilizzare l'import/export di tipo clonazione su base regolare, come mezzo di
aggiornamento tra computers in quanto porterebbe diversi svantaggi:
- Pacchetti di grandi dimensioni
- Possibile perdita di dati: la clonazione è adatta per avviare un
computer per la prima volta o per copie di backup manuali. Non è invece
assolutamente adatto a scopo di condivisione dati in quanto i dati di 1
solo computer saranno replicati cancellando tutti gli altri
eventualmente già presenti sulle altre stazioni. Per questo scopo usare
il tipo di import/export Sincronia.
- Non usare la clonazione di tipo Backup per caricare dati su un altro
computer a meno che non siano solo 2 computer casa/ufficio usati
alternativamente. In qualsiasi altro caso si avrebbero problemi perché
questa operazione provoca l'esistenza di due computers con
stessa targa DB e pertanto la sincronia non sarebbe più in grado di capire
chi è il proprietario dei dati, realizzando cancellazioni indesiderate.
Utilizzare invece la clonazione per Avvio succursale a cui far
seguire nelle volte successive esclusivamente pacchetti di tipo sincronia.
- Non caricare più volte su una stessa macchina pacchetti di tipo Avvio
succursale. Nella migliore delle ipotesi si verrebbero a creare
dati di agenzie fantasma, ovvero dati di cui nessuno è più proprietario.
Questo comporterebbe l'impossibilità di sbarazzarsi di tali in quanto
l'agenzia che li ha creati non risulta più proprietaria e pertanto i suoi
pacchetti di sincronia non sono più responsabili delle cancellazioni di
tali dati negli altri PC che importano. Per sbarazzarsi di quei dati
fantasma sarebbe quindi necessario mettersi daccordo per eliminanrli ovunque simultaneamente,
prima che avvenga un successiva sincronia.
Nota: Per computers nuovi si intende abbreviare il concetto di computer in
cui DataDomus non dispone ancora di una base dati in quanto appena installato.
Il termine
non ha niente a che vedere con l'hardware o il sistema operativo.
Procedere come segue:
- La prima operazione da fare è creare una nuova agenzia su tutti i
computers, cosa richiesta obbligatoriamente da DataDomus al primo avvio, il
quale lancia il Wizard di primo avvio.
- Passare poi a personalizzare un solo computer, secondo quanto spiegato
nella sezione personalizzazione. Non tutti i dati
inseriti saranno usabili direttamente su altri computer, ma serviranno
comunque come comoda linea guida.
- Andare in strumenti-esportazione dati e creare un pacchetto
selezionando la voce Avvio succursale. Una volta terminata
l'operazione, ripeterla tante volte quanti sono i computer nuovi (ad
eccezione ovviamente di quello sul quale si opera).
Non usare lo
stesso pacchetto per più computers! Vedere Operazioni
da evitare per dettagli.
- Distribuire un pacchetto per ogni computer con la modalità preferita (via
email, via CD, con Pen drive, ecc.).
- Importare sui computer destinatari i pacchetti
ricevuti.
- Nel caso di utilizzo di sigle di riferimento comunale, è altamente
consigliato passare subito alla personalizzazione di tali sigle prima di
inserire un solo immobile, entrando
nella tabella Zone - Modifica zona selezionata e variando
il campo Sigla Rif. come spiegato
precedentemente.
- E` ora possibile iniziare ad usare i pacchetti di tipo
sincronia. Vedere il paragrafo Strategie
per avere dati uguali su tutti i computers.
Questa tecnica è la più comoda e semplice, ma porta ad avere sul computer
destinatario tutti i dati presenti sul computer mittente, inclusi quindi tutti
gli operatori. Se questo risulta sgradevole è sufficiente usare un'altra
tecnica anche se leggermente più noiosa in fase di importazione:
- Dopo aver eseguito i punti 1 e 2, della tecnica sopra esposta, creare dal
computer mittente un pacchetto di
sincronia, indicando come periodo di esportazione Tutto.
- Spedire questo unico pacchetto a tutti i computers.
- Su ogni computers nuovo, rinominare l'operatore PrimoIngresso con un nome
valido (ammesso che non sia già presente qualche altro nome reale).
L'operazione si svolge dal menu Tabelle - Staff.
- Iniziare l'importazione.
- Durante l'importazione, per ogni nuova voce inesistente sul computer nuovo
(saranno molte), verrà chiesto se inserirla come nuova o associarla ad una
esistente: inserire tutte come nuove ad eccezione della tabella operatori
per la quale si procederà associando tutti quelli dell'agenzia
mittente ad un solo operatore (quello del punto 3).
- Sulle tabelle Stato richiesta e Stato mediazione si può
solo operare associazioni in quanto il numero delle voci è fisso, per cui se
il computer mittente avesse variato diciture, durante l'importazione
dovranno essere associate alla tipologia più simile. A fine esportazione si
procederà a
modificare tali descrizioni dalle tabelle. Vedere la nota Eccezioni
per ulteriori descrizioni relative a questo punto.
Si ricorda che molti aspetti della personalizzazione sono su base utente, per
cui non vengono trasferite con il pacchetto di clonazione. E` il caso delle
impostazioni delle etichette di stampa, del cartello vetrina, opzioni generali,
ecc. dipendenti dall'hardware o da preferenze utente.
E` la situazione che si viene a creare quando dopo un certo tempo di utilizzo
del programma, necessita aprire un nuovo ufficio o caricare dati su un nuovo
notebook. Si avranno pertanto computers sui quali dopo l'installazione di
DataDomus dovranno essere caricati i dati del computer già attivo da tempo.
In questo caso, procedere come segue:
- La prima operazione da fare è creare una nuova agenzia su tutti i
computers, cosa richiesta obbligatoriamente da DataDomus al primo avvio, il
quale lancia il Wizard di primo avvio.
- Sul computer che contiene già la base dati, andare in strumenti-esportazione
dati e creare un pacchetto selezionando la voce Avvio succursale. Una volta terminata l'operazione, ripeterla tante volte
quanti sono i computers nuovi (ad eccezione ovviamente di quello sul quale
si opera).
Non usare lo
stesso pacchetto per più computers! Vedere Operazioni
da evitare per dettagli.
- Distribuire un pacchetto per ogni computer con la modalità preferita (via
email, via CD, con Pen drive, ecc.)
- Importare sui computer destinatari i pacchetti
ricevuti.
- Nel caso di utilizzo di sigle di riferimento comunale, è altamente
consigliato passare subito alla personalizzazione di tali sigle prima di
inserire un solo immobile, entrando
nella tabella Zone - Modifica zona selezionata e variando
il campo Sigla Rif. come spiegato
precedentemente.
- Da questo momento è possibile iniziare ad usare i pacchetti di tipo
sincronia. Vedere il paragrafo Strategie
per avere dati uguali su tutti i computers.
Questa tecnica è la più comoda e semplice, ma porta ad avere sul computer
destinatario tutti i dati presenti sul computer mittente, inclusi quindi tutti
gli operatori. Se questo risulta sgradevole è sufficiente usare un'altra
tecnica anche se leggermente più noiosa in fase di importazione:
- Dopo aver eseguito il punto 1, della tecnica sopra esposta, creare dal
computer mittente non un pacchetto di clonazione, bensì un pacchetto di
sincronia, indicando come periodo di esportazione Tutto.
- Spedire questo unico pacchetto a tutti i computers.
- Su ogni computers nuovo, rinominare l'operatore PrimoIngresso con un nome
valido (ammesso che non sia già presente qualche altro nome reale).
L'operazione si svolge dal menu Tabelle - Staff.
- Iniziare l'importazione.
- Durante l'importazione, per ogni nuova voce inesistente sul computer nuovo
(saranno molte), verrà chiesto se inserirla come nuova o associarla ad una
esistente: inserire tutte come nuove ad eccezione della tabella operatori
per la quale si procederà associando tutti quelli dell'agenzia
mittente ad un solo operatore (quello del punto 3).
- Sulle tabelle Stato richiesta e Stato mediazione si può
solo operare associazioni in quanto il numero delle voci è fisso, per cui se
il computer mittente avesse variato diciture, durante l'importazione
dovranno essere associate alla tipologia più simile. A fine esportazione si
procederà a
modificare tali descrizioni dalle tabelle. Vedere la nota Eccezioni
per ulteriori descrizioni relative a questo punto.
Per DataDomus un portatile è allo stesso pari di un ufficio distaccato, una
succursale. Per tale motivo si dovrà procedere come segue:
- Nel caso il portatile (notebook e sue varianti) faccia parte di un gruppo
di computers su cui è appena stato installato DataDomus e quindi nessuno
dispone ancora di dati utili da fornire, seguire le istruzioni del paragrafo
Predisporre la sincronia tra computers
"nuovi"
- Nel caso esista un computer che opera da tempo ed ha quindi una certa base
dati, seguire le istruzioni del paragrafo Predisporre
la sincronia tra un computer con base dati e computers "nuovi"
A volte può essere utile trasferire solo le tabelle di personalizzazione al
fine di avviare una nuova agenzia nella quale non si intende operare sincronie.
E` ad esempio il caso di una doppia agenzia sullo stesso computer, oppure di
un'agenzia parte di un gruppo organizzato in zone esclusive e distinte.
Qualunque sia la ragione, procedere come segue:
- Dal computer con le tabelle da esportare, entrare in esportazione dati e
creare un pacchetto sincronia selezionando come periodo di esportazione data
ed ora attuali. Per la precisione, basta impostare il campo Dal
identico in data ed ora al campo Al essendo quest'ultimo sempre
predisposto sull'ora di apertura della finestra.
- Importare il pacchetto sul/sui computers che devono acquisire le tabelle.
In questo caso lo stesso pacchetto può essere usato per più computers. Durante
l'importazione saranno mostrati tutti i nuovi valori di tutte le tabelle e
basterà cliccare sul pulsante Aggiungi come nuovo.
Può essere conveniente premere invece il pulsante Associa al selezionato
quando sarà il turno della tabella operatori: In tal caso conviene
associarli tutti ad un operatore già esistente per evitare di avere in
elenco di nomi di persone non presenti nell'ufficio dell'agenzia e di cui in ogni caso
non si conoscerebbero le eventuali password.
Eccezioni:
Se l'agenzia che fornisce il
pacchetto dati ha variato le tabelle Stato richiesta e Stato
mediazione, tale variazione dovrà essere replicata manualmente in quanto il
numero delle voci è fisso e non possono essere accodate. Si procederà quindi
associandole alle voci standard durante l'importazione ed andando poi a
rinominarle al suo termine.
Ad esempio qui sotto viene riportato il caso dell'importazione della voce
"Chiusa". Tale voce può essere associata a quella standard
"Perduta". Una volta terminata l'importazione, la voce perduta potrà
essere rinominata in "Chiusa".

Attenzione: Operare con attenzione e senza distrazioni al fine di non rispondere in maniera errata. Sebbene la procedura possa
essere tediosa la prima volta, cliccare senza neanche leggere è il metodo
migliore per creare disastri e trovarsi poi a perdere ore per rivedere tutti gli
immobili e richieste uno ad uno.
Nel caso necessiti utilizzare la gestione multiagenzia sullo stesso computer,
può tornare utile avere un mezzo per trasferire le tabelle già definite e
collaudate di un'agenzia esistente. La procedura è la seguente:
- Entrare in DataDomus con l'agenzia che contiene le tabelle da esportare.
- Entrare in esportazione dati e creare un pacchetto sincronia selezionando
come periodo di esportazione data ed ora attuali. Per la precisione, basta
impostare il campo Dal identico in data ed ora al capo Al
essendo quest'ultimo sempre predisposto sull'ora di apertura della finestra.
- Uscire dalla funzione di esportazione
- Se l'agenzia nuova non è ancora stata creata, fornire la password di
amministrazione dal menu Strumenti - Password amministratore,
quindi cliccare sul menu Tabelle e quindi su Agenzie.
Creare una nuova agenzia.
- Eseguire il logout.
- Selezionare la nuova agenzia ed un operatore per l'ingresso (essendo nuova
sarà presente solo l'operatore Primo ingresso senza alcuna
password).
- Importare il pacchetto.
- Durante l'importazione saranno mostrati tutti i nuovi valori di tutti le
tabelle e basterà cliccare sul pulsante Aggiungi come nuovo. Può
essere conveniente premere invece il pulsante Associa al selezionato
quando sarà il turno della tabella operatori: In tal caso conviene
associarli tutti ad un operatore già esistente per evitare di avere in
elenco di nomi di persone non presenti nell'agenzia e di cui in ogni caso
non si conoscerebbe la password.
Eccezioni: vedere le eccezioni del
paragrafo precedente
Nei paragrafi soprastanti sono stati illustrati i metodi per effettuare
fisicamente le operazioni di primo caricamento dati. Non si è invece indicata
la strategia con la quale distribuire su base regolare i pacchetti di sincronia
al fine di avere tutti i computers aggiornati con gli stessi dati e col minimo
sforzo.
Supponendo di essere un gruppo di 3 agenzie, siano esse in uffici remoti
oppure residenti nello stesso locale o addirittura multiagenzia sullo stesso
computer, ed indipendentemente se notebook o computer fisso, chiameremo queste 3
agenzie A, B e C.
La migliore tecnica, consiste nell'eleggere un'agenzia a stazione di fusione.
Ammettiamo che sia eletta l'agenzia A. Una sincronia completa si ottiene con
questo passaggio:
- B e C creano un pacchetto di sincronia dalla finestra di esportazione. Se
è la prima volta sarà necessario selezionare come periodo Tutto
(oppure indicando manualmente le date). Se B e C sono state inizialmente
avviate caricando un pacchetto di clonazione da A, sarà invece sufficiente
indicare nel campo Dal, la data in cui tale pacchetto è
stato caricato.
- L'agenzia A importa entrambi i pacchetti.
- L'agenzia A crea un pacchetto di esportazione unico per B e C. Il periodo
di esportazione sarà Tutto se è la prima sincronia, oppure partirà
dalla data dell'ultima esportazione fatta dall'agenzia A.
Con questi 3 passi, ci si ritroverà con tutti i computers contenenti gli
stessi dati
Nel caso di un numero minore o maggiore, il metodo non cambia.
In relazione ai tempi intercorrenti tra la ricezione e spedizione dei
pacchetti tra computers, sebbene tecnicamente non comporti nessun problema
lasciar passare giorni, mesi o anni, è consigliato stabilire periodi precisi
per non fare confusione e finire per saltare qualche periodo. Ad esempio, si
potrebbe stabilire che tutti i giorni alle ore 12, B e C esportano ed inviano il
pacchetto ad A. Nel primo pomeriggio, A importa i due pacchetti, quindi ne
esporta uno nuovo (che conterrà quindi i dati di tutte e 3 le agenzie) e lo
spedisce alle ore 16 ad entrambe le agenzie B e C.
Se per qualche motivo, un'agenzia non si "presenta" all'appuntamento,
diciamo l'agenzia B, si può scegliere di saltare totalmente la procedura di
aggiornamento, oppure di lasciar perdere solo B. In questa seconda evenienza, A
importerà il pacchetto di C, quindi esporterà e spedirà solo a C oppure
a C e B (in maniera che B possa comunque avere i dati di C non appena importa
tale pacchetto).
Per risparmiare tempo e spazio, le esportazioni create da un qualsiasi punto
dovrebbero essere fatte selezionando come periodo
iniziale (campo Dal) il giorno ed ora dell'ultima esportazione (ovvero
data ora che nella precedente esportazione erano nel campo Al), lasciando
invece nel campo Al sempre la data/ora attuali (viene settata in
automatico appena si apre la finestra).
Per l'effettuazione di esportazione ed importazione tramite le apposite
interfacce utente, vedere le sezioni
specifiche Esportazione dati ed Importazione
dati