In tantissimi ogni giorno si ritrovano la casella email piena di spam con conseguente perdita di tempo e con il pericolo di perdere invece email importanti. Questo articolo spiega in modo molto succinto quali sono le principali cose da fare per limitare al massimo il problema.

1) Separare il futile dal serio. Il primo suggerimento e quello più importante è di separare nettamente il futile dal serio e specialmente dal lavoro. NON usando MAI gli indirizzi aziendali, per iscriversi a siti o servizi futili di poca importanza.

Il consiglio è quello di usare 2 indirizzi di posta: uno per la posta importante e l'altro per la posta di secondario interesse, ad esempio l'iscrizione a blogs/ebay/temu/amazon/e siti o servizi che non hanno stretta relazione con l'attività aziendale. Sulle email aziendali dovrebbero più o meno circolare solo fornitori e clienti (che nel caso di un'agenzia immobiliare sono i venditori e chi cerca casa).

Fare da subito una distinzione netta tra la posta che deve arrivare alla casella di posta IMPORTANTE e quella che deve arrivare alla casella NON IMPORTANTE aiuterà moltissimo a mantenere l'ordine e la sicurezza degli account.

2) Attenzione alle clausole! Quando ci si iscrive ad un servizio, fare attenzione alle varie clausole per il trattamento dei dati. In genere ci sono 2 caselle di spunta: una per accettazione privacy, obbligatoria, e spesso una seconda con la quale si acconsente a pubblicità e persino da terze parti. NON SPUNTARE MAI tali caselle! Farlo significa perdere il controllo perché la tua email sarà rivenduta a terzi che non hanno nulla che vedere con il servizio a cui ti sei iscritto. Se non eviti tali caselle non devi meravigliarti se dopo esserti registrato su un portale immobiliare ti ritrovi inondato di pubblicità su vetri di murano, collari per cani, cartucce stampanti, webinar di ogni tipo… ecc. RIPETIAMO: non acconsentire mai all'uso o rivendita della tua email o l'invio di pubblicità di terze parti perché acconsentire porta sicuramente ad avere il problema della casella intasata dallo spam e alla perdita del controllo di tale casella tanto da non riuscire nemmeno più a trovare le email importanti. E rimediare diventa molto difficile.

3) Disiscrizione. Quando malauguratamente ci si ritrova automaticamente iscritti alle cosiddette mailing list pubblicitarie a causa del punto 2, generalmente a fine email è presente il link “Disiscriviti” o “Unsubscribe”. Farne uso aiuta a diminuire le email spazzatura. Per cui non cancellare l'email, prima disiscriviti e solo dopo cancellala. Viceversa non risolvi mai il problema e le email spazzatura non potranno far altro che aumentare.
QUINDI: usare il link di disiscrizione fa perdere 1 secondo in più ma ne fa risparmiare 60 il giorno dopo.
MA ATTENZIONE: prima di cliccare il link di disiscrizione, mettici sopra il puntatore del mouse senza cliccare: nel programma di posta (generalmente in basso) compare l'URL per intero. Controlla che tale URL inizi con lo stesso nome di dominio dell'indirizzo email. Se ad esempio hai un'email da marketing@esselunga.it, ma mettendo il mouse sopra il link/pulsante vedi che il link di disiscrizione rimanda ad un URL che inizia con pincopallino.kr, è ovviamente un link fasullo da non usare perché l'url dovrebbe iniziare con esselunga.it. Potrebbe pure essere che la disiscrizione avvenga legittimamente su un altro dominio, ma capire se è una cosa regolare diventa troppo complesso se non sei un webmaster/programmatore/sistemista, per cui consigliamo in tal caso di lasciar perdere.

4) Programma di posta con antispam. Certe email invece non sono neanche mailing list, sono puro spam illegale e senza alcun modo per disiscriversi. In tal caso, è utile avere un programma di posta come Thunderbird che integra un filtro antispam istruibile dall'utente stesso. Quando arrivano email spam, invece di cestinarle subito, selezionare le email spam e cliccare sul pulsante “Spam” o “Posta indesiderata” (i programmi di posta sono diversi e ognuno ha il suo modo per etichettare lo spam). Etichettando le email spam il programma crea delle regole (regole bayesiane, che è una forma di AI semplice esistente dal 1998) ed impara sempre più accuratamente a cestinare in automatico email similari.

5) Non rispondere mai allo spam. MAI! Se rispondi confermi di aver letto e pure se rispondi per mandarlo a quel paese, nella mente dello spammer (o del sistema automatico) significa semplicemente “quello che invio viene letto per cui mando altre pubblicità”.

6) Non usare mai risponditori automatici. Oltre a non servire a nulla, sono usabili per creare disastri per i quali potresti andarci di mezzo legalmente. Un trucco usato spessissimo sui malcapitati che fanno uso di risponditori automatici è il seguente: l'hacker invia un'email spoofed, ovvero contenente un mittente fasullo (semplicissimo farlo). Questo indirizzo falso è probabilmente l'indirizzo di una mailing list importante con migliaia di iscritti. Il malcapitato che usa il risponditore automatico risponderà a tale email con un messaggio tipo “Abbiamo ricevuto la tua email bla bla bla”. Tale risposta sarà inviata alla mailing list che fa da ponte e la rigira a tutti gli iscritti, che magari sono 5000 o 50000 individui. Queste 5000 o 50000 persone non hanno idea di chi sei e perché hai postato questa cosa. Un 10% di sicuro replica a tale messaggio ed alla tua email arriveranno quindi 500/5000 email di domande e/o insulti. Ecco perché non conviene il risponditore e perché dopo un iniziale boom, da decenni ormai quasi nessuno ne fa più uso. E questo è il caso più semplice. Se usi un risponditore, rischi di vedere la tua reputazione compromessa venendo poi etichettato come spammer, anche se in buona fede.

7) Providers seri e indipendenti. Scegliere fornitori di caselle email che si occupino seriamente di prevenire la consegna di spam nelle tue caselle. Il 99% dei fornitori ha solo un sistema di filtraggio generico. La Riksoft fornisce invece caselle su cui viene effettuato training giornaliero umano, riducendo del 90% lo spam che arriverebbe affidandosi solo ad antispam basati su regole generiche o su sistemi con intelligenza artificiale.