Permette
di aggiungere/modificare/rimuovere il personale abilitato all'uso di DataDomus e
di gestirne i privilegi.
Dopo la prima installazione, l'unico operatore esistente ha nome "PrimoIngresso",
il cui unico scopo è fornire la possibilità di effettuare il primo accesso a
scopo di configurazione. Tale nome utente fittizio può essere rinominato in un
utente reale oppure eliminato dopo aver creato altri utenti. Nota: se all'inizio
è stato usato "Primo ingresso" per inserire dati, non sarà permesso
rimuoverlo prima di aver riassegnato tutto ad un altro utente. Il problema non
si pone se viene rinominato e si continua ad usarlo.
Nel campo user può essere inserita qualsiasi descrizione, ma dato che questa sarà in seguito mostrata nella lista utenti al Login, ed in molte altre finestre del programma, si consiglia l'uso dei nomi reali delle persone che usano DataDomus (o loro abbreviazioni) in modo che non si generi confusione.
Nota: creare utenti non è solo una questione di sicurezza dati o un adempimento della legge privacy, bensì un sistema per avere incarichi separati nell’agenzia e tenere traccia di chi si occupa di un immobile/richiesta. Inoltre è utile per mandarsi messaggistica interna. Inoltre è indispensabile se si vogliono assegnare privilegi limitati utente per utente. Quindi, anche in piccole agenzie con 2 operatori ed 1 solo computer questa funzione può risultare molto utile.
Privilegi utente
Tale sezione permette di decidere i privilegi utente per utente.
Di base, ogni utente ha piena operatività su immobili/richieste ed è limitato
solo verso certe operazioni più tecniche che richiedono la password di
amministrazione. Grazie a questa sezione, l'agenzia può imporre ulteriori
restrizioni agli operatori togliendo le spunte ai vari
privilegi.
Di seguito una spiegazione sintetica. Per il massimo dettaglio vedere invece
"Approfondimento sul comportamento dei privilegi utente".
Nota: qualsiasi modifica si applica solo al successivo Login dell'utente modificato.
Rapporto movimenti
Dopo aver selezionato un operatore cliccandolo dalla lista, questo pulsante
permette di generare un rapporto HTML di tutti i movimenti collegati a tale
operatore, suddivisi per tabelle (es. Anagrafiche, Immobili, ecc.).
Riassegna movimenti
Permette di assegnare tutti i movimenti di uno specifico operatore ad un
altro operatore.
Questa funzione è indispensabile nelle variazioni di personale in quanto,
finché un determinato operatore ha in carico anche ad un solo movimento,
DataDomus ne impedisce la cancellazione evitando l'insorgere di inconsistenze nei
dati. Tramite la riassegnazione si risolve il problema trasferendo tutti i
movimenti dell'operatore uscente, ad un nuovo operatore o ad uno già esistente,
ottenendo la possibilità di eliminare il personale non più in azienda.
Per chi vuole scendere più nel profondo del funzionamento delle ACL (Active Control Lists) di DataDomus, di seguito indichiamo il comportamento delle limitazioni più in dettaglio.
Nell'inserimento immobili
L'utente a cui è applicata la limitazione di visione dei venditori non potrà
vedere: l'anagrafica del venditore, l'indirizzo immobile, coordinate e mappa (a
meno che l'indirizzo non sia impostato per visione pubblica), i comproprietari,
come raggiungerlo, note sui contatti, segnalatore, condizioni al segnalatore,
descrizione immobile ad uso interno. Inoltre potrà effettuare solo stampe per
il pubblico (non quelle per uso interno). Gli è inoltre impedito di cambiare
incaricato del contatto (viceversa potrebbe modificare l'immobile in suo nome e
vedere anche il venditore).
Il pulsante di cronologia mostra solo i venditori di cui è incaricato del
contatto.
Il pulsante di invio email funziona solo con immobili di cui è incaricato del
contatto.
Il pulsante mostra/nascondi venditore funziona solo sugli immobili di cui è
creatore/incaricato.
Nell'interrogazione immobili
per l'operatore limitato in visione venditori, le colonne dei risultati che
mostrano il venditore e l'indirizzo vengono riempite solo se l'utente che
subisce la limitazione è l'incaricato del contatto per tale immobile.
L'indirizzo è visibile comunque se è settato pubblico.
Le stampe possibili sono solo quelle per il pubblico.
Se si arriva nell'interrogazione immobili a seguito di incrocio, il pulsante per
invio email funziona solo se l'utente è il creatore/incaricato di tale
richiesta. Quando non è un incrocio non sussiste alcun problema dato che la
funzione di invio email non mostra automaticamente nessuna email.
Nelle anagrafiche
l'utente oggetto della limitazione sui venditori può solo vedere/cliccare i
dati dei venditori da lui inseriti. Stesso funzionamento per la limitazione
sugli acquirenti. Funziona comunque il sistema di avviso se l'utente tenta di
inserire un venditore/acquirente già esistente, nel qual caso mostra tutti i
venditori/acquirenti con stesso identico nome (viceversa l'utente limitato
sarebbe costretto a creare un indesiderato duplicato).
Inoltre se arriva nell'anagrafica cliccando il pulsante venditore da un immobile
di cui è l'incaricato del contatto, potrà vedere l'anagrafica del venditore
anche se non da lui creato dato che se ha creato l'immobile o gli è stato
assegnato, deve averne pieno controllo (se così non fosse basta non renderlo
incaricato del contatto). Stessa cosa per la limitazione sulle richieste.
Tutte le stampe sono disabilitate ad eccezione della stampa "Utente
selezionato".
Il pulsante di cronologia mostra solo le anagrafiche di cui è il creatore.
Il pulsante per cercare telefoni/emails non è usabile.
Il pulsante per cercare tutti gli immobili/richieste non è usabile.
Nelle interrogazioni richieste
per gli operatori limitati in visione acquirente, nell'elenco dei risultati
non viene mostrato il richiedente a meno che l'operatore limitato non ne sia
l'incaricato del contatto.
L'invio email per incrocio invia solo a quelle richieste di cui l'utente è
incaricato del contatto (quando non è un'incrocio la funzione non è abilitata
in ogni caso).
L'estrazione emails non è possibile.
Le stampe possibili sono solo quelle per i venditori dato che non contengono
l'anagrafica del richiedente né del venditore.
Nell'inserimento richieste
per gli operatori limitati in visione acquirente,la cronologia mostra i nomi
solo delle richieste di cui è incaricato.
Non può cambiare l'incaricato del contatto.
L'invio email gli è permesso solo sulle richiede di cui è l'incaricato del
contatto.
La stampa non è possibile.
La linguetta "Imm. segnalati" mostra solo i venditori per le richieste
di cui è incaricato.
Negli incroci
per gli operatori limitati in visione venditori non cambia nulla dato che
non viene fatto uso di nomi venditori negli incroci. Invece, per gli operatori
limitati in visione acquirente, i nomi dei richiedenti saranno mostrati solo per
richieste di cui l'operatore è l'incaricato del contatto.
Le stampe sono tutte possibili, ma nella stampa ad albero vengono nascosti i
nomi dei richiedenti a meno che l'operatore non ne sia l'incaricato del contatto
e nelle altre stampe viene saltata la lettera di segnalazione immobile per
quegli acquirenti di cui l'operatore non può vederne nome/indirizzo per via
della limitazione.
Nelle visite
per l'operatore limitato in visione acquirenti, il pulsante di cronologia
mostra solo il nome dei richiedenti di cui l'operatore limitato è l'incaricato
del contatto. Per gli altri vedrà solo il codice.
L'incaricato del contatto non è modificabile e tutte le interrogazioni si
riferiscono quindi solo all'operatore. Stessa cosa in "Imposta
filtro".
Il pulsante "Verif. esist." del codice immobile, se l'operatore è
limitato nella visione venditori, non mostra l'indirizzo a meno che non sia
pubblico o che l'operatore ne sia l'incaricato del contatto.
Il pulsante "Verif. esist." del codice richiesta, se l'operatore è
limitato nella visione acquirenti, non mostra il dettaglio cliente a meno che
l'operatore non ne sia l'incaricato del contatto.
Stesso comportamento dei pulsanti "Verif. esist." si ha con la
selezione di una visita dal pulsante cronologia o in altro modo.
I pulsanti "Lista visite" sia per immobile che richieste, mostrano in
elenco solo le visite di cui l'operatore è l'incaricato del contatto.
La stampa opera solo sulle visite in lista ed in elenco possono solo esserci
quelle di cui l'operatore limitato ne è l'incaricato, per cui anche le stampe
sono protette.
La funzione di export agenda non permette di cambiare incaricato del contatto
pertanto può esportare solo la propria agenda.
In linea generale: se l'operatore è limitato in visione richiedenti, vedrà solo quelli di cui è l'incaricato del contatto. Idem per i venditori se è limitato nella vista dei venditori.
Nell'agenda contatti
l'operatore limitato in visione venditori o acquirenti non può cambiare
l'incaricato del contatto pertanto vede solo i propri appuntamenti e così per
le stampe.
Il pulsante per nuova interrogazione non cambia l'incaricato su
"Indiff." come avviene normalmente.
La funzione di export agenda non permette di cambiare incaricato del contatto
pertanto può esportare solo la propria agenda.
In gestione pubblicità
l'operatore limitato in visione venditori, ha come unica limitazione che
l'elenco dei risultati non mostra il venditore a meno che l'operatore non ne sia
l'incaricato del contatto.
Per il resto l'operatore ha il 100% delle funzioni disponibili dato che
trattandosi di dati che vanno in pubblicità non c'è niente che un
collaboratore/dipendente non debba vedere.