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Informazioni generali sulla sincronia dati

 

Sommario

Cose assolutamente da sapere prima di usare la sincronia dati

Operazioni da evitare

Predisporre la sincronia tra computers "nuovi"

Predisporre la sincronia tra un computer con base dati e computers "nuovi"

Caricare dati su un computer portatile

Trasferire solamente le tabelle di personalizzazione

Creare una seconda agenzia sullo stesso computer

Strategie per avere dati uguali su tutti i computers

 

 

 

Cosa assolutamente da sapere prima di usare la sincronia dati

  1. Ora dei computers
    Controllare periodicamente la sincronizzazione dell’ora. In caso di data/ora errata o molto diversa, si rischia di saltare aggiunte di records o peggio modificare versioni più nuove di un dato con versioni meno recenti. Nella sincronia l’ora è tutto, e quanto più avviene con frequenza, tanto più è importante. Se per assurdo la sincronia avviene ogni 5 minuti, una differenza di precisione di 6 minuti tra computers, causa problemi. Mettiamo che il computer A abbia l’ora avanti di 6 minuti rispetto a B, ed importa o modifica manualmente alle ore 15:00 il dato x. Nel frattempo B alle 15:05 modifica tale dato con informazioni più recenti di A. Se ora B importa, il dato x presente in A, sovrascriverà quello locale in quanto risulta delle 15:06, quindi più recente anche se in realtà non è così.

  2. Numeri di riferimento su base comunale
    E` importante che ogni agenzia all’interno di un gruppo che opera sugli stessi Comuni, inserisca sigle di riferimento diverse. La ragione del suggerimento deriva dall’evitare che due immobili abbiano stesso codice. Se ad esempio l’agenzia A e l’agenzia B lavorano su Firenze ed a tale Comune è stata assegnata la sigla Fir, al primo inserimento si avrà in entrambe le agenzie il codice di riferimento “Fir1”. Il problema non è tecnico e non crea alcun problema alla sincronia. E` invece un problema logico che succederebbe anche gestendo immobili con carta e penna. Ciò può causare disagi nei contatti con il pubblico: dopo una sincronia, la ricerca di Fir1 riporterà 2 immobili (o piu` in dipendenza da quante agenzie in collaborazione usano la stessa sigla).

    Soluzione:
    - Per collaborazioni estese si consiglia l’uso del Gid, assolutamente univoco (richiedere il numero agenzia a Riksoft).
    - Oppure se si preferisce comunque una sigla corta, si può continuare ad usare il riferimento interno su base Comunale, ma avendo cura dall’inizio di inserire sigle Comunali precedute da un numero o una lettera univoca che identifichi l'agenzia. Nel caso precedente, Fir potrebbe essere modificato in 1Fir per la prima agenzia del gruppo, 2Fir per la seconda e così via. La stessa agenzia che opera come stazione di fusione, potrebbe incaricarsi di assegnare tali numeri.

    Ovviamente se ogni agenzia ha Comuni separati, il problema può verificarsi solo se la sigla usata per un dato Comune è uguale a quella di un altro. Ad esempio se l'agenzia A sigla Firenze con "F" ed un'altra agenzia che opera su Ferrara usa la stessa sigla, ecco che entrando in sincronia, sicuramente si incontreranno immobili con stessa sigla di riferimento benché diversi ed in diversi Comuni. Meglio quindi seguire in ogni caso il consiglio precedente: utilizzando il riferimento comunale, assegnare ad ogni sigla un prefisso che identifichi la propria agenzia.


  3. Uso della password per il pacchetto dati
    La password per il pacchetto è da usarsi SEMPRE!
    Esistono 2 motivi non sono banali per obbligarsi a farlo.

Se un virus preleva l’email di un’esportazione e la rigira ad altri, dati importantissimi possono essere rivelati, perdendo non solo lavoro, ma violando la privacy. Preferenze, usi e costumi, sono dati sensibili spesso presenti nelle note anagrafiche e diffondendoli si rischiano enormi sanzioni.

 L’uso di una password convenzionata tra le parti, assicura che il pacchetto provenga da fonte nota. Viceversa, se un hacker intercetta un precedente pacchetto, potrebbe aprirlo, modificarlo e rispedirlo col fine di danneggiare/cancellare dati esistenti. Ciò non succede se si esporta o ci si aspettano solo pacchetti apribili con una ben precisa password, evitando di importare quelli che non ne hanno una. 

  1. Tabella Staff (ovvero utenti DataDomus)
    Accodando un nuovo utente, qualora il nome esista già, viene modificato con in coda “-<n>” dove n è il primo numero trovato libero. Ad esempio importando l’utente Andrea, se già presente in locale, quello importato diverrà Andrea-1. E` importante notare che vengono conservate le password originali per ragioni di privacy.

    Per questa tabella è generalmente consigliabile Associare ad operatore esistente invece di Aggiungere come nuovo. Il sistema automatico di conversione, dopo il primo import-export sarà in grado di capire a quale operatore nell'agenzia X corrisponde nell'agenzia Y e viceversa.

  2. Performance
    Eseguire le esportazioni/importazioni dal computer che funge da server, incrementa notevolmente la velocità, specie su reti poco veloci come quelle realizzate con schede da 10mbps o peggio se in VPN tramite rete telefonica.

 

 

 

Operazioni da evitare

 

 

 

Predisporre la sincronia tra computers "nuovi"
Operazione da effettuare una sola volta

Nota: Per computers nuovi si intende abbreviare il concetto di computer in cui DataDomus non dispone ancora di una base dati in quanto appena installato. Il termine non ha niente a che vedere con l'hardware o il sistema operativo.

Procedere come segue:

  1. La prima operazione da fare è creare una nuova agenzia su tutti i computers, cosa richiesta obbligatoriamente da DataDomus al primo avvio, il quale lancia il Wizard di primo avvio.
  2. Passare poi a personalizzare un solo computer, secondo quanto spiegato nella sezione personalizzazione. Non tutti i dati inseriti saranno usabili direttamente sull'altro computer, ma serviranno comunque come comoda linea guida.
  3. Andare in strumenti-esportazione dati e creare un pacchetto selezionando la voce Clona per avvio succursale. Una volta terminata l'operazione, ripeterla tante volte quanti sono i computers nuovi (ad eccezione ovviamente di quello sul quale si opera). 
    Non usare lo stesso pacchetto per più computers!
    Vedere Operazioni da evitare per dettagli.
  4. Distribuire un pacchetto per ogni computer con la modalità preferita (via email, via CD, con Pen drive, ecc.).
  5. Importare sui computer destinatari i pacchetti ricevuti.
  6. Nel caso di utilizzo di sigle di riferimento comunale, è altamente consigliato passare subito alla personalizzazione di tali sigle prima di inserire un solo immobile, entrando nella tabella Zone Modifica zona selezionata e variando il campo Sigla Rif. come spiegato precedentemente
  7. E` ora possibile iniziare ad usare i pacchetti di tipo sincronia. Vedere il paragrafo Strategie per avere dati uguali su tutti i computers.

Questa tecnica è la più comoda e semplice, ma porta ad avere sul computer destinatario tutti i dati presenti sul computer mittente, inclusi quindi tutti gli operatori. Se questo risulta sgradevole è sufficiente usare un'altra tecnica anche se leggermente più noiosa in fase di importazione:

  1. Dopo aver eseguito i punti 1 e 2, della tecnica sopra esposta, creare dal computer mittente non un pacchetto di clonazione, bensì un pacchetto di sincronia, indicando come periodo di esportazione Tutto.
  2. Spedire questo unico pacchetto a tutti i computers.
  3. Su ogni computers nuovo, rinominare l'operatore PrimoIngresso con un nome valido (ammesso che non sia già presente qualche altro nome reale). L'operazione si svolge dal menu Tabelle - Staff.
  4. Iniziare l'importazione.
  5. Durante l'importazione, per ogni nuova voce inesistente sul computer nuovo (saranno molte), verrà chiesto se inserirla come nuova o associarla ad una esistente: inserire tutte come nuove ad eccezione della tabella operatori per la quale si procederà associando tutti quelli dell'agenzia mittente ad un solo operatore (quello del punto 3).
  6. Sulle tabelle Stato richiesta e Stato mediazione si può solo operare associazioni in quanto il numero delle voci è fisso, per cui se il computer mittente avesse variato diciture, durante l'importazione dovranno essere associate alla tipologia più simile. A fine esportazione si procederà a modificare tali descrizioni dalle tabelle. Vedere la nota Eccezioni per ulteriori descrizioni relative a questo punto.

 


Si ricorda che molti aspetti della personalizzazione sono su base utente, per cui non vengono trasferite con il pacchetto di clonazione. E` il caso delle impostazioni delle etichette di stampa, del cartello vetrina, opzioni generali, ecc. dipendenti dall'hardware o da preferenze utente.

 


Predisporre la sincronia tra un computer con base dati ed altri "nuovi"
Operazione da effettuare una sola volta

E` la situazione che si viene a creare quando dopo un certo tempo di utilizzo del programma, necessita aprire un nuovo ufficio o caricare dati su un nuovo notebook. Si avranno pertanto computers sui quali dopo l'installazione di DataDomus dovranno essere caricati i dati del computer già attivo da tempo.
In questo caso, procedere come segue:

  1. La prima operazione da fare è creare una nuova agenzia su tutti i computers, cosa richiesta obbligatoriamente da DataDomus al primo avvio, il quale lancia il Wizard di primo avvio.
  2. Sul computer che contiene già la base dati reale, andare in strumenti-esportazione dati e creare un pacchetto selezionando la voce Clona per avvio succursale. Una volta terminata l'operazione, ripeterla tante volte quanti sono i computers nuovi (ad eccezione ovviamente di quello sul quale si opera). 
    Non usare lo stesso pacchetto per più computers!
    Vedere Operazioni da evitare per dettagli.
  3. Distribuire un pacchetto per ogni computer con la modalità preferita (via email, via CD, con Pen drive, ecc.)
  4. Importare sui computer destinatari i pacchetti ricevuti.
  5. Nel caso di utilizzo di sigle di riferimento comunale, è altamente consigliato passare subito alla personalizzazione di tali sigle prima di inserire un solo immobile, entrando nella tabella Zone Modifica zona selezionata e variando il campo Sigla Rif. come spiegato precedentemente.
  6. Da questo momento è possibile iniziare ad usare i pacchetti di tipo sincronia. Vedere il paragrafo Strategie per avere dati uguali su tutti i computers.

Questa tecnica è la più comoda e semplice, ma porta ad avere sul computer destinatario tutti i dati presenti sul computer mittente, inclusi quindi tutti gli operatori. Se questo risulta sgradevole è sufficiente usare un'altra tecnica anche se leggermente più noiosa in fase di importazione:

  1. Dopo aver eseguito il punto 1, della tecnica sopra esposta, creare dal computer mittente non un pacchetto di clonazione, bensì un pacchetto di sincronia, indicando come periodo di esportazione Tutto.
  2. Spedire questo unico pacchetto a tutti i computers.
  3. Su ogni computers nuovo, rinominare l'operatore PrimoIngresso con un nome valido (ammesso che non sia già presente qualche altro nome reale). L'operazione si svolge dal menu Tabelle - Staff.
  4. Iniziare l'importazione.
  5. Durante l'importazione, per ogni nuova voce inesistente sul computer nuovo (saranno molte), verrà chiesto se inserirla come nuova o associarla ad una esistente: inserire tutte come nuove ad eccezione della tabella operatori per la quale si procederà associando tutti quelli dell'agenzia mittente ad un solo operatore (quello del punto 3).
  6. Sulle tabelle Stato richiesta e Stato mediazione si può solo operare associazioni in quanto il numero delle voci è fisso, per cui se il computer mittente avesse variato diciture, durante l'importazione dovranno essere associate alla tipologia più simile. A fine esportazione si procederà a modificare tali descrizioni dalle tabelle. Vedere la nota Eccezioni per ulteriori descrizioni relative a questo punto.

 

 

Predisporre la sincronia su un computer portatile
Operazione da effettuare una sola volta

Per DataDomus un portatile è allo stesso pari di un ufficio distaccato, una succursale. Per tale motivo si dovrà procedere come segue:

  1. Nel caso il portatile (notebook e sue varianti) faccia parte di un gruppo di computers su cui è appena stato installato DataDomus e quindi nessuno dispone ancora di dati utili da fornire, seguire le istruzioni del paragrafo Predisporre la sincronia tra computers "nuovi"
  2. Nel caso esista un computer che opera da tempo ed ha quindi una certa base dati, seguire le istruzioni del paragrafo Predisporre la sincronia tra un computer con base dati e computers "nuovi"

 

 

 

Trasferire solamente le tabelle di personalizzazione

A volte può essere utile trasferire solo le tabelle di personalizzazione al fine di avviare una nuova agenzia nella quale non si desidera operare sincronie. E` ad esempio il caso di una doppia agenzia sullo stesso computer, oppure di un'agenzia parte di un gruppo organizzato in zone esclusive e distinte. Qualunque sia la ragione, procedere come segue:

  1. Dal computer con le tabelle da esportare, entrare in esportazione dati e creare un pacchetto sincronia selezionando come periodo di esportazione data ed ora attuali. Per la precisione, basta impostare il campo Dal identico in data ed ora al campo Al essendo quest'ultimo sempre predisposto sull'ora di apertura della finestra.
  2. Importare il pacchetto sul/sui computers che devono acquisire le tabelle (lo stesso pacchetto può essere usato per più computers). Durante l'importazione saranno mostrati tutti i nuovi valori di tutti le tabelle e basterà cliccare sul pulsante Aggiungi come nuovo. 
    Può essere conveniente premere invece il pulsante Associa al selezionato quando sarà il turno della tabella operatori: In tal caso conviene associarli tutti ad un operatore già esistente per evitare di avere in elenco nomi di persone non presenti nell'ufficio dell'agenzia e di cui in ogni caso non si conoscerebbe la password.

 

Eccezioni:Se l'agenzia che fornisce il pacchetto dati ha variato le tabelle Stato richiesta e Stato mediazione, tale variazione dovrà essere replicata manualmente in quanto il numero delle voci è fisso e non possono essere accodate. Si procederà quindi associandole alle voci standard durante l'importazione ed andando poi a rinominarle al suo termine.
Ad esempio qui sotto viene riportato il caso dell'importazione della voce "Chiusa". Tale voce può essere associata a quella standard "Perduta". Una volta terminata l'importazione, la voce perduta potrà essere rinominata in "Chiusa".

 

Attenzione: Operare con velocità moderata al fine di non rispondere in maniera errata. Sebbene la procedura possa essere tediosa, tenere premuto un pulsante senza neanche leggere porta sicuramente a saltare l'associazione operatori o sbagliare l'associazione di qualche altra tabella importante.

 

 

 

Creare una seconda agenzia sullo stesso computer
Operazione da effettuare una sola volta

Nel caso necessiti utilizzare la gestione multiagenzia sullo stesso computer, può tornare utile avere un mezzo per trasferire le tabelle già definite e collaudate di un'agenzia esistente. La procedura è la seguente: 

  1. Entrare in DataDomus con l'agenzia che contiene le tabelle da esportare.
  2. Entrare in esportazione dati e creare un pacchetto sincronia selezionando come periodo di esportazione data ed ora attuali. Per la precisione, basta impostare il campo Dal identico in data ed ora al capo Al essendo quest'ultimo sempre predisposto sull'ora di apertura della finestra.
  3. Uscire dalla funzione di esportazione
  4. Se l'agenzia nuova non è ancora stata creata, fornire la password di amministrazione dal menu Strumenti - Password amministratore, quindi cliccare sul menu Tabelle e quindi su  Agenzie. Creare una nuova agenzia.
  5. Eseguire il logout.
  6. Selezionare la nuova agenzia ed un operatore per l'ingresso (essendo nuova sarà presente solo l'operatore Primo ingresso senza alcuna password).
  7. Importare il pacchetto.
  8. Durante l'importazione saranno mostrati tutti i nuovi valori di tutti le tabelle e basterà cliccare sul pulsante Aggiungi come nuovo. Può essere conveniente premere invece il pulsante Associa al selezionato quando sarà il turno della tabella operatori: In tal caso conviene associarli tutti ad un operatore già esistente per evitare di avere in elenco di nomi di persone non presenti nell'agenzia e di cui in ogni caso non si conoscerebbe la password.

Eccezioni: vedere le eccezioni del paragrafo precedente

 

 

 

Strategie per avere dati uguali su tutti i computers
Operazione ricorrente

Nei paragrafi soprastanti sono stati illustrati i metodi per effettuare fisicamente le operazioni di primo caricamento dati. Non si è invece indicata la strategia con la quale distribuire su base regolare i pacchetti di sincronia al fine di avere tutti i computers aggiornati con gli stessi dati e col minimo sforzo.

Supponendo di essere un gruppo di 3 agenzie, siano esse in uffici remoti oppure residenti nello stesso locale o addirittura multiagenzia sullo stesso computer, ed indipendentemente se notebook o computer fisso, chiameremo queste 3 agenzie A, B e C.

La migliore tecnica, consiste nell'eleggere un'agenzia a stazione di fusione. Ammettiamo che sia eletta l'agenzia A. Una sincronia completa si ottiene con questo passaggio:

  1. B e C creano un pacchetto di sincronia dalla finestra di esportazione. Se è la prima volta sarà necessario selezionare come periodo Tutto (oppure indicando manualmente le date). Se B e C sono state inizialmente avviate caricando un pacchetto di clonazione da A, sarà invece sufficiente indicare nel campo Dal, la data in cui tale pacchetto è stato caricato.
  2. L'agenzia A importa entrambi i pacchetti.
  3. L'agenzia A crea un pacchetto di esportazione unico per B e C. Il periodo di esportazione sarà Tutto se è la prima sincronia, oppure partirà dalla data dell'ultima esportazione fatta.
    Nel caso che B e C siano state caricate con pacchetti di clonazione tramite A, basterà indicare la data di creazione di tale pacchetto nel capo Da (sarebbe inutile riesportare tutto visto che fino a tale data B e C sono già aggiornati).

Con questi 3 passi, ci si ritroverà con tutti i computers contenenti gli stessi dati

Nel caso di un numero minore o maggiore, il metodo non cambia.

In relazione ai tempi intercorrenti tra la ricezione e spedizione dei pacchetti tra computers, sebbene tecnicamente non comporti nessun problema lasciar passare giorni, mesi o anni, è consigliato stabilire periodi precisi per non fare confusione e finire per saltare qualche periodo. Ad esempio, si potrebbe stabilire che tutti i giorni alle ore 12, B e C esportano ed inviano il pacchetto ad A. Nel primo pomeriggio, A importa i due pacchetti, quindi ne esporta uno nuovo (che conterrà quindi i dati di tutte e 3 le agenzie) e lo spedisce alle ore 16 ad entrambe le agenzie B e C.
Se per qualche motivo, un' agenzia non si "presenta" all'appuntamento, diciamo l'agenzia B, si può scegliere di saltare totalmente la procedura di aggiornamento, oppure di lasciar perdere solo B. In questa seconda evenienza, A importerà il pacchetto di C, quindi  esporterà e spedirà solo a C oppure a C e B (in maniera che B possa comunque avere i dati di C non appena importa tale pacchetto). 
La cosa fondamentale consiste nell'esportare verso la stazione di fusione, selezionando come periodo iniziale (campo Dal) il giorno ed ora dell'ultima esportazione (ovvero data ora che nella precedente esportazione erano nel campo Al, lasciando invece nel campo Al sempre la data/ora del momento (viene settata in automatico appena si apre la finestra).

Per l'effettuazione di esportazione ed importazione tramite le apposite interfacce utente, vedere le sezioni specifiche Esportazione dati ed Importazione dati